Mai improvvisare durante una negoziazione…

Dopo il primo articolo Tecniche di negoziazione in azienda: perché negozi tutti i giorni (anche senza saperlo)” che ha introdotto il tema (se non lo hai ancora letto, clicca sul link) ho pensato di fornire qualche consiglio più operativo sull’arte della negoziazione.

Inizio proprio dalla prima fase, fondamentale per la buona riuscita di qualsiasi processo negoziale: la fase di preparazione alla negoziazione.

Mai improvvisare durante una negoziazione!

La razionalità e l’emotività durante una negoziazione

Quando siamo impegnati in una trattativa sono molti gli elementi che entrano in gioco.

Gli atteggiamenti negoziali e il modo con cui ci poniamo nei confronti della controparte, sono un mix di intelligenza razionale e di intelligenza emotiva.

L’intelligenza emotiva entra in gioco dal momento in cui avviamo la relazione negoziale diretta.

Quando cioè, entrando in contatto con la “controparte”, alcuni aspetti come l’empatia, l’ascolto attivo, la capacità di governare l’ansia diventano elementi importanti.

(Vuoi approfondire l’argomento intelligenza emotiva? Leggi “Perchè conoscere la nostra intelligenza emotiva è indispensabile per evolversi [e non per cambiare]”

La capacità di saper decidere, in ogni momento della trattativa, quale sia l’atteggiamento relazionale più efficace è forse l’abilità che, al tavolo negoziale, contribuisce maggiormente a una negoziazione efficace.

L’intelligenza razionale ci deve invece aiutare prima, nella fase della preparazione.

Dobbiamo ‘costringerci’ a non improvvisare e a non sottovalutare tutto quello che ci può dare un vantaggio al momento opportuno.

Gli abili negoziatori sanno che tutto ciò che viene prima del confronto con la controparte è fondamentale per essere più efficaci e raggiungere i propri obiettivi.

Il tempo che dedichiamo alla preparazione della negoziazione è tempo ben speso, soprattutto quando stiamo per negoziare qualcosa di veramente importante.

Come prepararsi al meglio analizzando lo scenario negoziale 

Per preparare bene una negoziazione importante è fondamentale prendersi del tempo per riflettere sullo scenario negoziale che ci attende.

Il consiglio è quello di pianificare in agenda qualche giorno prima – non troppo prima, ma non troppo a ridosso – un momento in cui sgombrare la testa e la scrivania dagli altri problemi in sospeso per cercare di rispondere, in maniera razionale e oggettiva, ad alcune domande.

Sono 5 le domande a cui devi assolutamente rispondere per prepararti alla negoziazione:

1. Qual è il mio obiettivo negoziale?

Devi definire l’obiettivo negoziale con molta attenzione: da un lato dobbiamo chiarirci qual è l’accordo che rappresenta il nostro punto d’arrivo ideale, il meglio che pensiamo di poter ottenere.

Dall’altro lato dobbiamo individuare il nostro ‘punto di rottura’, cioè il punto oltre il quale non abbiamo più interesse o possibilità di chiudere l’accordo.

In una trattativa commerciale ad esempio, il punto di rottura è rappresentato dal prezzo massimo che sono disposto a pagare, se compro, o il prezzo minimo che sono disposto ad accettare se vendo.

Nello spazio negoziale, quindi nell’intervallo tra accordo ideale e punto di rottura, devo individuare l’accordo ‘realistico’, un punto di caduta ragionevole che potrei pormi come obiettivo considerando l’intero scenario.

A quel punto cercherò di preparare la negoziazione per riuscire a concludere l’accordo nell’intervallo tra l’obiettivo ideale e l’obiettivo realistico, cercando di tenermi il più lontano possibile dal punto di rottura!

2. Ho disponibili tutti i dati e le informazioni di cui ho bisogno durante la negoziazione?

L’efficacia di una negoziazione si basa anche sulla nostra capacità di possesso e governo delle informazioni necessarie.

Mai farsi trovare impreparati, o con meno informazioni della controparte.

I numeri, gli aspetti economici, i fatti accaduti in precedenza, le eventuali informazioni sugli obiettivi della controparte, e così via.

La conoscenza e la padronanza dei dati di partenza ci dà più autorevolezza e ci consente di smascherare eventuali ‘bluff’.

3. Qual è la mia M.A.M.A. nella negoziazione che sto per affrontare?

Hai mai sentito parlare di M.A.M.A?

La M.A.M.A è la Miglior Alternativa al Mancato Accordo.

Dobbiamo avere molto chiaro, prima di avviare la trattativa, quale scenario ci troveremo di fronte nel caso non riuscissimo a concludere l’accordo.

Più è debole la nostra M.A.M.A., più verremo trascinati da una controparte abile verso il nostro punto di rottura.

Più è forte la nostra M.A.M.A., più saremo in grado di negoziare condizioni più vantaggiose.

Ad esempio, se siamo un buyer, è evidente la differenza tra avere sempre aperte tre o quattro opzioni tra diversi fornitori dello stesso prodotto o servizio, rispetto ad avere una sola alternativa – magari per la pigrizia di non aver mai ricercato fonti alternative!

4. Quale strategia negoziale mi conviene seguire? 

Mi conviene essere più “attendista” e aspettare le prime proposte della controparte?

Oppure ho necessità di chiudere l’accordo velocemente e quindi è meglio far capire subito quali sono le mie disponibilità in modo da orientare la negoziazione in un quadro da me prestabilito?

Oltre a dare risposta a questa domanda devo pensare a quali sono le migliori argomentazioni negoziali, le armi di convincimento o pressione che penso possano essere più efficaci nel caso specifico.

Ecco un consiglio che voglio darti: meglio prepararci solo una/due argomentazioni forti, facili da sostenere dialetticamente, predisponendoci poi a presentarle in maniera oggettiva (magari sostenute da dati, numeri, fatti reali).

Siamo molto meno efficaci se, per sostenere una nostra argomentazione, ci limitiamo a dire ‘secondo me è così’…

5. Chi è il mio interlocutore al tavolo negoziale e che caratteristiche ha? 

Se sappiamo già con chi ci dovremo confrontare queste informazioni le abbiamo.

Se è una persona che incontreremo per la prima volta è importante utilizzare il tempo che ci separa dalla negoziazione per cercare qualche informazione in più.

È una persona fredda o amichevole?

È alle prime armi o molto esperto?

È molto competitiva o più accondiscendente?

Quante più informazioni abbiamo sulla controparte, tanto più potremo preparare meglio il nostro approccio alla trattativa.

Fondamentale ovviamente la nostra attitudine, che dobbiamo assolutamente affinare con l’esperienza, a cambiare atteggiamento in funzione delle diverse situazioni che ci possiamo trovare di fronte! 

Se sai rispondere a queste domande la fase di preparazione alla negoziazione è terminata

Nel momento in cui riusciamo a dare risposte razionali e oggettive a queste domande la fase di preparazione è conclusa.

Non importa se devi negoziare un accordo sindacale o un aumento di stipendio con il tuo capo, se vuoi ottenere il massimo da un accordo, la fase della preparazione alla negoziazione non può mancare!

Ovviamente, nelle negoziazioni complesse, ci sono anche altri elementi da analizzare, per esempio:

ho chiari i limiti del mio mandato? So chi sono gli altri ‘stakeholders’, cioè le altre parti potenzialmente interessate all’esito della negoziazione pur non facendo parte del tavolo negoziale?

Affronteremo meglio questi temi nel prossimo articolo.

Intanto mi piacerebbe sapere che metodo usate per prepararvi alle negoziazioni importanti. Commentate!

Hai qualcuno a cui consigliare l’articolo – magari un collega? =)

Claudio Vernata

Nato a Roma, ma ormai milanese di adozione. Ha fondato AdActa Consulting con Leonardo Paoletti. Ha esperienze nella direzione HR della Pirelli e della Rinascente Grandi Magazzini, dove è stato per dieci anni HR manager. Progetta e gestisce percorsi formativi su tutte le tematiche manageriali. La sua missione: fornire strumenti alle persone per vivere meglio la dimensione professionale e raggiungere i propri obiettivi. Per questo i suoi interventi sono improntati a concretezza e praticità.