Come si organizza e crea un team di lavoro di successo

Per rispondere a tutti questi interrogativi sull’organizzazione di un team di lavoro, occorre innanzitutto partire dalle basi: che cos’è un team?

Un autorevole dizionario, alla voce “Team”, recita così: “Gruppo di persone organizzate per compiere insieme, con razionale distribuzione e integrazione di compiti, un’attività sportiva, di studio, di lavoro”.

Se partiamo da questa definizione, ci accorgiamo che la prima cosa da fare per gestire un team di lavoro non è tanto stabilire regole di comportamento, ma piuttosto organizzare al meglio compiti e ruoli. Possibilmente mantenendo un clima di lavoro improntato a coesione e positività gestendo al meglio i collaboratori, soprattutto quelli più difficili, costruendo così un terreno fertile per il successo di un team.

Come?

Mostrando rispetto, comprensione, empatia nei confronti dei nostri collaboratori, lasciando alle persone il giusto spazio di autonomia e dando feedback efficaci e tempestivi, attivando comportamenti tesi all’ascolto ed esercitando una leadership gentile.

Come si definiscono i ruoli nel gruppo di lavoro

Abbiamo compreso come creare un clima di lavoro positivo e teso al successo, ma per gestire un team di lavoro non possiamo prescindere dalla definizione degli obiettivi da raggiungere (che – lo ricordiamo – devono essere SMART, cioè Specifici, Misurabili, Accessibili, Realistici e Temporalmente definiti) e soprattutto del “chi fa che cosa”.

Esiste l’espressione: “A ognuno il proprio ruolo”: sta al manager imparare di giorno in giorno a conoscere sempre meglio i componenti del team, non solo dal punto di vista meramente professionale, ma anche nelle inclinazioni personali e nei rapporti reciproci, per governare al meglio il complesso meccanismo delle relazioni, sfruttare al massimo le interazioni positive e prevenire – o comunque limitare – i danni derivanti da eventuali conflitti (o, perché no?, trasformarli in opportunità di cambiamento o di miglioramento). 

Come stabilire le regole per poter lavorare al meglio tutti insieme

Non esiste una formula magica per poter lavorare al meglio insieme al proprio team. Esistono però alcuni strumenti utili e alcune raccomandazioni a cui possiamo appellarci per tenere le redini del nostro team.

Partiamo da un presupposto fondamentale. Il funzionamento di un team di lavoro si basa sui tre pilastri: comunicazione, organizzazione e fiducia. Questi tre pilastri sono a loro volta rinforzati da alcuni elementi che non solo non devono mai venire a mancare, ma che devono anche combinarsi tra di loro al meglio. Vediamo quali sono.

1. Gli obiettivi

Gli obiettivi di un gruppo si dividono in tre categorie: 

1. gli obiettivi strategici, generalmente di lungo periodo;
2. gli obiettivi tattici, specifici della squadra;
3. gli obiettivi individuali.

Responsabilizzare i collaboratori rispetto agli obiettivi del team è importante, così come è indispensabile lasciare a ognuno il proprio spazio di autonomia, senza per questo rinunciare a una sana forma di controllo.

2. La struttura e le regole di funzionamento del gruppo

La definizione dei ruoli e delle responsabilità – l’abbiamo già scritto – è cruciale per presidiare correttamente tutte le attività ed evitare ab origine potenziali conflitti di attribuzione. Altrettanto rilevante è la definizione del metodo di lavoro e la sua condivisione: non dev’essere imposto dal manager, calato dall’alto, ma viceversa definito nella maniera più condivisa possibile. È poi possibile e opportuno prevedere il supporto di strumenti di condivisione delle informazioni o di project management: l’importante è che non siano strumenti cervellotici e fini a se stessi, ma che innanzitutto funzionali rispetto agli obiettivi del team e – non scontato! – anche pratici da utilizzare.

3. Il modello di leadership

La leadership tradizionalmente si basa sui pilastri della comunicazione situazionale, dell’esempio, dell’ottimismo, della fiducia, dello status e delle competenze. Nella gestione di un team di lavoro, i pilastri della leadership devono essere sostenuti dall’ascolto, dalla capacità di dare feedback continui, tempestivi ed oggettivi, dalla condivisione e da una buona dose di intelligenza emotiva. Il modello della servant leadership, in cui il leader è di supporto al proprio team, è il riferimento a cui ogni manager dovrebbe ispirarsi nella gestione dei propri collaboratori.

Come si gestisce un team a distanza

Certo la faccenda diventa leggermente più complicata quando ci si trova a gestire il team di lavoro in smart working, fino a pochi anni fa appannaggio quasi solo delle realtà multinazionali, ma che negli ultimi tempi è entrata prepotentemente nella vita lavorativa di milioni di persone, diventando di fatto la nuova quotidianità.

Ripensare i pilastri della leadership

La triade comunicazione/organizzazione/fiducia continua ad essere il fondamento di tutto. Ciò che invece tende a vacillare sono i pilastri su cui si basa l’idea tradizionale di leadership. Quelli che rimangono solidi e possono dare concretamente supporto nella guida di un team di lavoro a distanza sono:

• • una comunicazione precisa e frequente, intesa come ascolto attivo e come disponibilità a dare e anche a ricevere feedback e basata su obiettivi condivisi;
  • un bagaglio di competenze, non solo quelle tecniche, ma anche e soprattutto le competenze soft… e una buona dose di competenze digitali, per poter utilizzare al meglio gli strumenti di comunicazione e di condivisione a distanza;
  • una buona dose di ottimismo, che non vuol dire pensare genericamente “andrà tutto bene”, ma vuol dire essere realisti, preoccuparsi di ciò che effettivamente dipende dalle proprie scelte e fare sempre al meglio delle proprie capacità;
  • il buon esempio di un servant leader che non solo chieda condivisione, coinvolgimento, correttezza, impegno… ma che per primo metta in atto questi comportamenti e che si ponga a disposizione dei propri collaboratori con fiducia, rispetto ed equità.

Utilizzare gli strumenti dell’intelligenza emotiva

Anche l’intelligenza emotiva può fornire strumenti utili per gestire un team di lavoro a distanza e aiutarci a sviluppare nuove competenze e a muoversi nelle zone di apprendimento e di crescita:

• riconoscere (e accettare) le emozioni può aiutare a identificare i bisogni propri e altrui: le emozioni non vanno “mandate via”, ma al contrario è possibile agire sulla loro intensità e fare in modo che costituiscano un incentivo all’azione.
• inquadrare in maniera corretta e realistica gli ostacoli e le avversità, concentrandosi su ciò che si può concretamente fare e sul trovare soluzioni ai problemi: esercitare cioè quell’ottimismo che sta alla base della leadership, anche nella gestione di team a distanza.
• far crescere e “agire” l’empatia, perché è la chiave per entrare in contatto con le persone: comprendere le emozioni degli altri (e anche accettare che siano diverse dalle proprie) permette di connettersi autenticamente agli altri e a farli sentire accolti, compresi, supportati.

Gestire efficacemente la comunicazione e i momenti di condivisione

La gestione a distanza di un team di lavoro può essere complicata, se consideriamo che possono mancare le occasioni di incontro più informali (il classico break davanti alla macchinetta del caffè o la pausa pranzo insieme).

Certo, i potenti mezzi digitali e le moderne piattaforme di comunicazione aiutano ad annullare le distanze tra i membri di un team a distanza e indubbiamente contribuiscono a creare coinvolgimento e a mantenere l’allineamento all’interno del gruppo di lavoro. Ma la comunicazione mediata da uno schermo e da un paio di cuffie con microfono è una comunicazione che perde la maggior parte degli elementi paraverbali e non verbali… manca, insomma, lo human touch.

Si può supplire a questa mancanza, provando – per esempio – a programmare e a gestire le riunioni in maniera efficiente ed efficace. 

Come garantire l’efficacia?

Programmando la riunione per tempo, anticipando ai partecipanti l’agenda dell’incontro, individuando obiettivi specifici e controllando di avere a disposizione informazioni aggiornate e attendibili su cui basare le decisioni. E, per quanto riguarda l’efficienza, presentandosi puntuali (e altrettanto puntualmente finire nei tempi stabiliti: il tempo di tutti è importante!) e rispettando le regole di funzionamento e di comunicazione del team. Il coinvolgimento è garantito se alla riunione vengono invitate le persone “giuste” e se a tutti viene garantito uno spazio per intervenire ed esprimere il proprio parere o eventuali dubbi. Lavagne e schermi condivisi, veloci sondaggi e giri di tavolo fanno il resto.

Un esempio di come gestire un team a distanza è presente nel Webinar di Claudio Vernata.

Altri suggerimenti per gestire correttamente un team di lavoro

Siamo quasi arrivati in fondo a questo articolo, in cui abbiamo voluto provare a dare qualche suggerimento per gestire correttamente il team di lavoro. Vogliamo però concludere con alcuni ottimi consigli, che si possono mettere in pratica in ogni occasione (anche subito!).

Dare spazio alla comunicazione, all’ascolto e al feedback

I collaboratori vogliono e hanno bisogno di essere informati rispetto a ciò che li riguarda: progetti in corso (anche se seguiti da altri membri del team o addirittura da team diversi; la condivisione aumenta il senso di appartenenza e l’engagement), obiettivi immediati o di più ampio respiro, scadenze importanti… Incoraggia i feedback costruttivi, di qualunque segno: bisogna cercare di essere il più possibile tempestivi, oggettivi e non giudicanti nel dare il proprio punto di vista sull’operato di ogni collaboratore, mostrare un autentico apprezzamento quando un lavoro è ben fatto ed essere disponibile ad accogliere i suggerimenti, le osservazioni e anche le critiche da parte dei membri del team. I collaboratori sapranno così che la loro opinione conta e che possono contare sull’appoggio del proprio manager, perché sta dalla loro parte.

Costruire relazioni positive

Come abbiamo scritto anche all’inizio, per ogni manager è importante conoscere i propri collaboratori in maniera approfondita, non soltanto dal punto di vista professionale, ma anche personale. Una pausa pranzo insieme o un caffè a metà mattina consentono di spezzare il ritmo lavorativo e di nutrire le relazioni personali. Se il team è a distanza, certo, è un pochino più complicato, ma è importante trovare momenti, anche brevi, in cui “vedersi” e anche solo chiacchierare un po’. Mostrare interesse (sincero!) per i propri collaboratori migliora il clima di lavoro, aumenta il livello di disponibilità e, in generale, l’affiatamento e l’engagement del team.

Avere il coraggio di prendere decisioni

Abbiamo detto che un buon leader deve essere sempre disponibile ed ascoltare il punto di vista dei propri collaboratori. Ma deve anche saper prendere decisioni e agire con autorevolezza quando è necessario (per esempio nella gestione di un conflitto), anche se questo può voler dire attirarsi qualche critica. L’importante è tenere sempre come faro il raggiungimento degli obiettivi e il benessere del team.

Se da una parte serve essere decisi e autorevoli, dall’altra però dobbiamo ricordarci che il manager non è un super eroe chiamato a salvare il mondo da solo: chiedere aiuto quando serve o ammettere i propri errori non sono segni di debolezza, quanto un ulteriore riconoscimento della forza del team e dei legami che uniscono i vari membri.

Agire correttamente la delega

È forse scontato scrivere che le persone si sentono più coinvolte e risultano più efficaci quando sono chiamate a svolgere un’attività o a ricoprire un ruolo in cui si sentono a proprio agio e sono quindi in grado di esprimere al meglio le proprie potenzialità. Delegare (davvero, non solo a parole!) correttamente ruoli e attività ha un impatto determinante sul funzionamento del gruppo e sulla sua produttività. Per questo è fondamentale che il manager riesca a stabilire una relazione solida con ogni membro del proprio team, in modo da conoscerne le inclinazioni e da individuarne i punti di forza. A vantaggio di tutto il team.

Gestire i conflitti e dare sempre il buon esempio

Un conflitto non dovrebbe mai essere ignorato, ma piuttosto prevenuto quando possibile o gestito, con il duplice intento di garantire un buon clima di lavoro e di trasformare un momento difficile in un’opportunità di crescita e di miglioramento. In questo, gli strumenti della comunicazione e dell’intelligenza emotiva possono costituire un grande supporto.

Il team cerca nel proprio manager guida, supporto e ispirazione: se un manager vuole essere credibile e guadagnarsi il rispetto dei propri collaboratori, il suo comportamento deve essere sempre coerente con le “regole del gioco” del team. Se ai collaboratori si richiede professionalità, correttezza e coinvolgimento, la prima persona chiamata in causa per mettere in pratica questi comportamenti è sicuramente il manager. Predicare bene e razzolare male è severamente vietato!

Ora puoi provare a mettere in pratica i suggerimenti che ti abbiamo dato per gestire al meglio il tuo team di lavoro! E se questo non basta puoi chiedere maggiori informazioni sul nostro corso a catalogo per la gestione del team a distanza, se il gruppo lavora in smart working, oppure su come come gestire e motivare bene i tuoi collaboratori più difficili.

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